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Le présent accord fait partie du contrat par lequel la Société utilise le logiciel Sun IA (le « Service »). Il fixe les conditions dans lesquelles Sun IA traite des données personnelles pour le compte de la Société, conformément à l’article 28 du règlement (UE) 2016/679 (« RGPD »). Il s’applique pendant toute la durée d’utilisation du Service, puis jusqu’à la restitution et à la suppression des données (article 10).
| Objet | Mise à disposition du Service : hébergement, sauvegarde, maintenance corrective et évolutive, support et sécurité |
|---|---|
| Nature des opérations | Collecte via le Service, enregistrement, stockage, chiffrement, consultation, calculs, génération de documents, transmission aux prestataires de l’annexe 1, sauvegarde, effacement |
| Finalités | Celles de la Société, décrites dans la politique de confidentialité : relation client et suivi commercial, études et devis, aides et financement, dossiers administratifs, poses et service après-vente, gestion des utilisateurs |
| Personnes concernées | Prospects et clients de la Société, utilisateurs internes, contacts professionnels (agences partenaires, fournisseurs de contacts, sous-traitants, mairies) |
| Catégories de données | Identité, coordonnées, localisation et caractéristiques du logement, consommation d’énergie, situation fiscale et ressources du foyer, données financières et contractuelles, pièces justificatives, photographies, historique des échanges, données de connexion et de sécurité des utilisateurs |
| Données sensibles | Aucune donnée relevant de l’article 9 ou 10 du RGPD n’est attendue ; les pièces d’identité, avis d’imposition et RIB sont traités comme hautement confidentiels |
| Durée | Durée du contrat, selon les durées de conservation paramétrées par la Société et décrites dans la politique de confidentialité |
Sun IA traite les données uniquement sur instruction documentée de la Société. Le présent accord, le paramétrage du Service par ses administrateurs et les demandes écrites de la Société constituent ces instructions. Sun IA n’utilise les données pour aucune finalité propre : ni prospection, ni revente, ni entraînement de modèles d’intelligence artificielle. Si une instruction lui paraît contraire à la réglementation, Sun IA en informe immédiatement la Société. Si le droit de l’Union ou français l’oblige à un traitement, elle en informe la Société avant de l’effectuer, sauf interdiction légale.
Sun IA veille à ce que les personnes autorisées à traiter les données s’engagent à la confidentialité ou y soient tenues par une obligation légale, et n’y accèdent que dans la mesure nécessaire à leurs missions (maintenance, support, correction d’incidents). Les signalements analysés par les développeurs ne leur parviennent pas avec l’identité de leur auteur.
Sun IA met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles décrites à l’annexe 2, qui garantissent un niveau de sécurité adapté au risque (article 32 du RGPD), et les fait évoluer avec l’état de l’art. Chaque société cliente dispose d’une base de données et de clés de chiffrement distinctes : les données de la Société ne sont jamais mélangées à celles d’une autre société.
La Société autorise Sun IA à recourir aux sous-traitants ultérieurs de l’annexe 1. Sun IA informe préalablement la Société de tout ajout ou remplacement, ce qui lui donne la possibilité d’émettre des objections, dans les conditions prévues par le contrat qui lie les parties. Sun IA impose à chaque sous-traitant ultérieur, par contrat, les mêmes obligations de protection des données et demeure responsable devant la Société de leur respect.
Les données sont hébergées et sauvegardées en France. Un transfert hors de l’Union européenne n’a lieu que vers les prestataires de l’annexe 1 qui l’indiquent, et uniquement avec des garanties appropriées : décision d’adéquation de la Commission européenne ou clauses contractuelles types. Les fonctions d’intelligence artificielle ne transmettent aucune donnée personnelle.
Le Service fournit à la Société les moyens de répondre aux demandes des personnes : consultation et rectification des fiches, export des données d’un client (fichier structuré et pièces), suppression d’un client et de toutes ses données, purges automatiques. Une demande reçue directement par Sun IA est transmise sans délai à la Société, sans y répondre elle-même sauf instruction.
Sun IA notifie à la Société toute violation de données personnelles dans les meilleurs délais après en avoir pris connaissance, à l’adresse contact@greentech-habitat.fr. La notification précise, dans la mesure du possible, la nature de la violation, les catégories et le nombre approximatif de personnes et de données concernées, ses conséquences probables et les mesures prises ou envisagées. La Société reste chargée de la notification à la CNIL et, le cas échéant, aux personnes concernées ; Sun IA l’y assiste.
Sun IA aide la Société à garantir le respect de ses obligations en matière de sécurité, d’analyse d’impact et de consultation préalable de la CNIL, en lui fournissant les informations dont elle dispose (registre, description des mesures de sécurité, trame d’analyse d’impact). Elle tient un registre des traitements effectués pour le compte de la Société (article 30.2 du RGPD).
À la fin du contrat, selon le choix de la Société, Sun IA lui restitue ses données ou les supprime, puis détruit les copies existantes, sauf obligation légale de conservation. Les modalités et délais de restitution et de suppression sont fixés par le contrat qui lie les parties.
Sun IA met à la disposition de la Société les informations nécessaires pour démontrer le respect du présent accord et permet la réalisation d’audits, y compris d’inspections, par la Société ou un auditeur qu’elle mandate, sans accès aux données des autres sociétés clientes. Les modalités de ces audits sont fixées par le contrat qui lie les parties.
Liste des prestataires auxquels Sun IA fait appel pour le Service de la Société :
| Prestataire | Service | Données concernées | Localisation |
|---|---|---|---|
| DSTNY France Partenaire Clichy (92) |
Hébergement de l’application et des bases de données (centres de données Equinix PA3, Telecocenter et Telehouse) | Toutes les données du service, chiffrées au repos pour les données personnelles | France |
| Castle IT Larçay (37) |
Sauvegardes | Copies de sauvegarde des données du service | France |
| Twilio SendGrid (Twilio Inc.) | Envoi des e-mails | Adresse du destinataire, objet et contenu des messages ; aucun suivi des ouvertures ni des clics | Union européenne (accès exceptionnels du support depuis les États-Unis, encadrés par des clauses contractuelles types) |
| Yousign | Signature électronique | Nom, e-mail et téléphone des signataires, documents à signer, preuves de signature | France |
| Anthropic PBC | Fonctions d’intelligence artificielle (modèle Claude) | Consignes, paramétrage et indicateurs agrégés, filtrés pour ne contenir aucune donnée personnelle ; n’entraîne pas ses modèles avec ces données | États-Unis (clauses contractuelles types) |
Les services publics interrogés sans donnée nominative (IGN, Base Adresse Nationale, ADEME, PVGIS, NASA POWER, annuaire de l’administration, annuaire des entreprises) et les partenaires choisis par la Société elle-même (société de pose partenaire, organismes de financement, Google Sheets) ne sont pas des sous-traitants de Sun IA : ils sont décrits dans la politique de confidentialité.