Politique de confidentialité

Qui est responsable de vos données

Responsable du traitement : la société NRGE (GREENTECH HABITAT) (GREENTECH HABITAT), dont le siège social est situé 2 RUE DU NOUVEAU BERCY 94220 CHARENTON-LE-PONT. C’est elle qui décide pourquoi et comment les données de ses clients, prospects et collaborateurs sont traitées dans ce service. Contact : contact@greentech-habitat.fr.

Sous-traitant : la société Sun IA (SAS, société par actions simplifiée, RCS Créteil 102 330 586, 31 cours des Juilliottes, 94700 Maisons-Alfort), qui édite le logiciel, l’héberge et en assure la maintenance et le support pour le compte de la société NRGE (GREENTECH HABITAT). Elle traite les données uniquement sur ses instructions, ne les utilise pour aucun usage propre et ne les communique à personne d’autre, dans les conditions de l’accord de sous-traitance des données (article 28 du RGPD). Chaque société cliente de Sun IA dispose de sa propre base de données et de ses propres clés de chiffrement : aucune donnée n’est partagée entre elles, sauf le partage de planning décrit ci-dessous lorsqu’il est activé. Contact : contact@sun-ia.app.

Personnes concernées

• Les utilisateurs internes du service (collaborateurs, commerciaux, administrateurs)
• Les clients/prospects, y compris les personnes qui remplissent un formulaire sur une page publique d’opération
• Les contacts professionnels de la société : agences partenaires, fournisseurs de contacts, sous-traitants et installateurs, services de mairie consultés pour un dossier d’urbanisme

Données personnelles collectées

Utilisateurs internes

• Nom et prénom
• Adresse email professionnelle
• Numéro de téléphone professionnel
• Identifiants de connexion et données de double authentification
• Signature manuscrite numérisée, si l’utilisateur l’enregistre pour ses documents
• Demandes de congés et soldes associés
• Journaux de connexion et données de sécurité, journal des actions sensibles (exports, suppressions, consultation des pièces justificatives, connexion d’un administrateur à la place d’un utilisateur pour l’assister)
• Notifications reçues et, le cas échéant, points et récompenses du programme d’animation commerciale
• Indicateurs d’activité commerciale calculés à partir des dossiers suivis (rendez-vous, signatures, objectifs) et alertes associées, consultables par l’encadrement uniquement

Clients/prospects

• Civilité, nom et prénom, situation familiale ; pour les professionnels, raison sociale et SIRET
• Coordonnées : adresse email, numéro de téléphone, adresse postale
• Localisation du logement : coordonnées géographiques, parcelle cadastrale, code commune
• Informations relatives à l’habitat : caractéristiques du logement et de la toiture, photographies du logement et des travaux, plans et pièces des dossiers d’urbanisme
• Diagnostic de performance énergétique (DPE) public du logement et étiquettes énergie estimées
• Données de consommation énergétique et numéro de point de livraison électrique (PDL/PRM)
• Situation fiscale et ressources du foyer (nombre de personnes, revenu fiscal de référence, revenus et charges), nécessaires au calcul des aides (MaPrimeRénov’, CEE) et au financement
• Données financières nécessaires à l’étude et au financement des projets (modalités de prêt, déblocage des fonds, paiement)
• Données contractuelles et documents associés, signature électronique (via Yousign)
• Preuve de l’accord donné sur une page publique d’opération (date, version du texte accepté, empreinte non réversible de l’adresse IP)
• Accès à l’espace client : envoi, validité et révocation du lien, dépôts de pièces
• Pièces justificatives du dossier (pièce d’identité, justificatif de domicile, avis d’imposition, RIB, bulletin de salaire) et résultat de leur contrôle de conformité (statut, motif, auteur et date du contrôle)
• Suivi du service après-vente : description du problème, interventions, éventuel litige

Origine des données

Les données des clients/prospects sont communiquées par les personnes elles-mêmes, directement ou par l’intermédiaire de fournisseurs de contacts auprès desquels elles ont formulé une demande. Les informations relatives à la performance énergétique du logement peuvent également provenir de sources publiques : l’Observatoire DPE de l’ADEME, qui publie les diagnostics de performance énergétique réalisés depuis juillet 2021 (données sans nom de propriétaire ni d’occupant), recherchées à partir de l’adresse du logement, et des services publics de cartographie et de cadastre (IGN) pour la localisation et la toiture du logement. Une personne peut aussi transmettre ses coordonnées elle-même, au moyen du formulaire d’une page publique d’opération. Des prospects peuvent aussi être importés depuis un tableau Google Sheets tenu par la société ou par un fournisseur de contacts et partagé en lecture seule avec le logiciel : seules les colonnes retenues par un utilisateur habilité sont lues, les lignes ne sont pas copiées (une empreinte non réversible indique seulement qu’une ligne a déjà été traitée), et retirer le partage met fin à l’accès.

Finalités des traitements

• Gestion des comptes utilisateurs internes et des accès au service
• Gestion de la relation client et du suivi commercial
• Étude de faisabilité des projets énergétiques
• Analyse des données d’habitat et de consommation énergétique
• Estimation de la performance énergétique du logement (DPE actuel recalculé et estimé après travaux)
• Élaboration de devis et de propositions commerciales
• Calcul des aides à la rénovation énergétique (MaPrimeRénov’, certificats d’économies d’énergie)
• Accès à des solutions de financement et de paiement
• Constitution des dossiers administratifs (urbanisme, raccordement, Consuel) et planification des poses
• Contrôle de la complétude et de la conformité des pièces justificatives du dossier
• Signature électronique de documents
• Suivi du service après-vente et des litiges
• Pilotage de l’activité commerciale (indicateurs, objectifs d’équipe et alertes de suivi)
• Gestion du personnel : congés, signature des documents
• Recueil des demandes de contact sur les pages publiques d’opération
• Support et assistance
• Sécurisation et amélioration du service

Base légale des traitements

Les traitements relatifs aux utilisateurs internes reposent sur l’exécution des obligations contractuelles et sur l’intérêt légitime de la société NRGE (GREENTECH HABITAT), notamment pour les indicateurs de pilotage de l’activité commerciale. Ces indicateurs servent au suivi collectif de l’activité ; aucun objectif individuel n’est fixé via le service.

Les traitements relatifs aux clients finaux reposent principalement sur l’exécution de mesures précontractuelles et contractuelles, ainsi que sur des obligations légales applicables à la société (facturation, garanties, justificatifs des aides). Les demandes de contact déposées sur une page publique d’opération reposent sur le consentement de la personne, qu’elle peut retirer à tout moment. La prospection des personnes qui n’ont pas encore de projet en cours repose sur l’intérêt légitime de la société, dans le respect de leur droit d’opposition (voir ci-dessous).

Destinataires des données

Les données personnelles sont accessibles uniquement aux personnes habilitées au sein de la société NRGE (GREENTECH HABITAT). La consultation des pièces justificatives sensibles (pièce d’identité, avis d’imposition, RIB, bulletin de salaire) est réservée aux personnes chargées du contrôle des dossiers.

Sous-traitants

Sun IA, sous-traitant de la société NRGE (GREENTECH HABITAT), fait appel aux prestataires suivants, liés par des engagements de confidentialité et de sécurité au moins équivalents à ceux de l’accord de sous-traitance :

Les fonctions d’intelligence artificielle ne reçoivent que des consignes, du paramétrage et des indicateurs agrégés, sans aucune donnée personnelle : leur détail figure ci-dessous.

Autres destinataires

• Organismes de financement choisis par le client : les éléments de la demande leur sont transmis par le client ou à sa demande, en dehors du logiciel, qui n’échange aucune donnée avec eux
• Mairie et Architecte des Bâtiments de France : pièces du dossier de déclaration préalable et, le cas échéant, demande de confirmation adressée par un lien personnel (la réponse, sa date et l’adresse IP de son auteur sont enregistrées avec le dossier)
• Gestionnaire du réseau électrique et organismes de contrôle (Consuel) : éléments des dossiers de raccordement et d’attestation de conformité
• Import de prospects depuis Google Sheets (Google) : lecture seule des tableaux partagés avec le logiciel ; aucune donnée du logiciel n’est envoyée à Google
• Services publics de l’IGN (Géoplateforme, API Carto, Géoportail de l’Urbanisme) : l’adresse et la position du logement, sans nom, pour la localisation, le cadastre, les règles d’urbanisme, la toiture et le calcul des trajets des poses ; depuis le navigateur, les adresses saisies et, si l’utilisateur le demande, la position de son appareil
• Annuaire de l’administration (service-public.fr) : le seul code de la commune, pour retrouver les coordonnées de la mairie
• Annuaire des entreprises de l’État (API Recherche d’entreprises, recherche-entreprises.api.gouv.fr) : le seul nom ou numéro SIREN/SIRET d’entreprise saisi dans la dénomination d’un client professionnel, pour proposer son SIRET et son adresse ; aucune autre donnée n’est transmise
• Estimations de production photovoltaïque, sans aucune donnée nominative : la position du toit arrondie à une centaine de mètres, sa pente et son orientation sont transmises à PVGIS (Centre commun de recherche de la Commission européenne) ; en secours, seule une position arrondie à une dizaine de kilomètres est transmise à NASA POWER (NASA, États-Unis)
• Recherche du DPE public du logement : seules l’adresse du logement et sa position sont transmises aux services publics Base Adresse Nationale (API Adresse) et Observatoire DPE de l’ADEME (data.ademe.fr), sans aucune donnée nominative
• Contrôle des mots de passe : au choix d’un mot de passe, seuls les 5 premiers caractères de son empreinte sont comparés à la base publique des mots de passe compromis (Have I Been Pwned) ; ni le mot de passe ni l’identité de l’utilisateur ne sont transmis
• Liens ouverts par l’utilisateur : un message WhatsApp ouvre l’application WhatsApp (Meta) avec le numéro du client et le texte du message, et un itinéraire ouvre Waze avec l’adresse du rendez-vous ; ces services ne sont sollicités que sur clic de l’utilisateur

Assistant d’aide IA (intelligence artificielle)

L’assistant IA est un assistant conversationnel réservé au personnel interne (comptes d’agences partenaires exclus), qui répond aux questions sur l’utilisation du logiciel. Ses réponses sont générées par une intelligence artificielle (modèle Claude, fourni par Anthropic PBC) à partir du seul guide utilisateur du logiciel ; elles peuvent comporter des erreurs.

• Données transmises à Anthropic : le guide utilisateur, la question posée et, pour le contexte, les trois derniers échanges de la conversation en cours.
• Données jamais transmises : identité ou identifiants de l’utilisateur, données des clients/prospects, devis, plannings ou tout autre contenu du logiciel. L’assistant n’a accès à aucune donnée de l’application et ne modifie rien lui-même. Il peut seulement faire ouvrir, à l’écran de l’utilisateur, le formulaire de signalement ou l’une des fonctions d’IA décrites ci-dessous (filtres, rédaction d’un message, analyse du tableau de bord, champs d’un document) : il n’en transmet que le nom, n’en reçoit aucun résultat, et chacune applique ses propres contrôles.
• Il est demandé de ne saisir aucune donnée personnelle dans les questions. Une question qui en contient une détectable (adresse email, numéro de téléphone, IBAN, numéros de carte bancaire, fiscaux et de sécurité sociale, civilité suivie d’un nom, adresse postale, code postal et ville) est refusée : elle n’est pas transmise. Il en va de même d’une question contenant le nom ou le prénom d’un client, d’un utilisateur ou d’un intervenant enregistré dans le logiciel (comparaison faite localement).
• Conservation : les conversations ne sont pas enregistrées par NRGE (GREENTECH HABITAT) : la question ne transite que le temps de son traitement (quelques secondes, 5 minutes au plus en cas d’incident) avant d’être supprimée, la réponse est transmise directement au navigateur sans être stockée, et aucun journal n’en conserve le contenu. La conversation reste dans l’onglet du navigateur et est effacée à sa fermeture, à la déconnexion ou après 2 heures sans activité. Anthropic les traite en qualité de sous-traitant, ne les utilise pas pour entraîner ses modèles et ne les conserve que pour une durée limitée, conformément à ses conditions commerciales.
• Base légale : intérêt légitime de la société NRGE (GREENTECH HABITAT) à assister ses collaborateurs dans l’utilisation de ses outils. L’utilisation de l’assistant est facultative.

Fonctions d’IA de l’administration et conseil du jour

Les administrateurs peuvent demander à une intelligence artificielle (modèle Claude, fourni par Anthropic PBC) de proposer le texte d’un modèle de message (e-mail, SMS, WhatsApp) ou d’un pied de page d’e-mail. Le conseil du jour du tableau de bord est rédigé par cette même intelligence artificielle. Ils peuvent aussi lui faire proposer, pour un modèle de document PDF importé (CERFA, mandat…), la donnée à écrire dans les champs que le logiciel n’a pas reconnus, ou, pour un modèle PDF sans formulaire, les champs à poser à côté de ses libellés, des profils de consommation types (particuliers ou professionnels : répartition de la consommation sur l’année et part consommée en journée), les caractéristiques d’un produit relevées dans sa fiche technique (panneau, pompe à chaleur, batterie) ou des packs composés avec les produits du catalogue. Ces propositions peuvent comporter des erreurs.

• Données transmises à Anthropic : pour un modèle de message, la consigne saisie par l’administrateur, le type de message, le moment de l’envoi et la liste des variables disponibles (leur nom, par exemple « Prénom du client », jamais leur valeur) et, pour un e-mail, la seule indication qu’un logo et un site web de la société sont configurés (ni le fichier, ni l’adresse) ; pour un pied de page, la consigne, le nom des informations de la société disponibles (« téléphone », « adresse »…), jamais leur valeur, que le logiciel insère lui-même après la réponse, et les règles générales de protection des données appliquées par le logiciel (durées de conservation, droits des personnes), sans aucune donnée personnelle ; pour le conseil du jour, un thème, la date et les conseils précédents ; pour un modèle de document, le nom technique des champs du formulaire vierge (par exemple « T2Q_numero »), leur type, leur page et la liste des données que le logiciel sait écrire (leur nom, jamais leur valeur) ; pour un modèle PDF sans formulaire, ses libellés courts (« Nom : », « Fait à », « Signature du client »…), leur page et leur position, afin de proposer les champs de données et les zones de signature électronique ; pour des profils de consommation, la consigne, le type de profil (particulier ou professionnel) et le nom et le type des profils déjà créés (pour ne pas les proposer en double), jamais un bilan, un client ou une consommation ; pour une fiche technique, le texte du PDF du fabricant déposé par l’administrateur, coordonnées masquées (un document qui contient des données personnelles, comme un RIB ou un courrier, est refusé et n’est pas transmis) ; pour des packs, la consigne et le catalogue (nom et type des produits, puissances des panneaux, nom des onduleurs) et les packs déjà créés (nom, produits et quantités, puissance des panneaux, pour ne pas les proposer en double), jamais un prix ni un client ; pour un tableau Google Sheets de prospects, le nom de ses colonnes, leur nature (adresse email, téléphone, date, nombre… déterminée par le logiciel) et leur taux de remplissage, ainsi que la liste des champs de la fiche client, jamais le contenu d’une cellule ni le lien du tableau. Un nom de colonne, de profil ou de pack où une donnée personnelle est repérée, ou qui contient le nom d’une personne enregistrée, n’est pas transmis.
• Données jamais transmises : identité ou identifiants de l’utilisateur, données des clients/prospects, destinataires, devis, modèles existants, documents remplis ou générés, ou tout autre contenu du logiciel. Avant tout envoi, les libellés d’un modèle PDF sont filtrés par le logiciel : ceux où une donnée personnelle est repérée (coordonnées, civilité suivie d’un nom, nom ou prénom d’une personne enregistrée) ne sont pas transmis, et un document qui en contient plusieurs — un document déjà rempli plutôt qu’un modèle vierge — est refusé en entier. Les variables d’un modèle ne sont remplacées par les informations du destinataire qu’au moment de l’envoi, par le logiciel lui-même, sans intervention de l’intelligence artificielle.
• Il est demandé de ne saisir aucune donnée personnelle dans la consigne. Une consigne qui en contient une détectable (adresse email, numéro de téléphone, IBAN, civilité suivie d’un nom, adresse postale…), ou le nom ou le prénom d’une personne enregistrée dans le logiciel, est refusée : elle n’est pas transmise.
• Contrôle humain : la proposition n’est qu’affichée ; elle n’est enregistrée et utilisée que si l’administrateur l’insère dans le modèle puis l’enregistre, après relecture. Seuls les profils de consommation et les packs cochés par l’administrateur sont enregistrés (les packs, inactifs et sans prix) ; les caractéristiques d’une fiche technique ne sont enregistrées qu’après relecture et validation par l’administrateur. Les champs de document proposés sont créés à la demande de l’administrateur, qui les vérifie et les corrige dans l’éditeur de champs.
• Conservation : ni la consigne ni la proposition ne sont enregistrées ou journalisées par NRGE (GREENTECH HABITAT) : la demande ne transite que le temps de son traitement (quelques secondes, 5 minutes au plus en cas d’incident) avant d’être supprimée, et la proposition est transmise directement au navigateur ; seul le modèle enregistré par l’administrateur est conservé. La fiche technique déposée reste au plus une heure sur le serveur, puis est effacée, sauf si l’administrateur la joint à la référence produit. Anthropic les traite en qualité de sous-traitant, ne les utilise pas pour entraîner ses modèles et ne les conserve que pour une durée limitée, conformément à ses conditions commerciales.
• Base légale : intérêt légitime de la société NRGE (GREENTECH HABITAT) à faciliter la rédaction de ses communications. L’utilisation de cette fonction est facultative.

Filtres proposés par IA

Dans la liste des fiches et le planning des rendez-vous, le personnel interne peut décrire en une phrase les fiches recherchées : une intelligence artificielle (modèle Claude, fourni par Anthropic PBC) propose alors les filtres correspondants, que l’utilisateur vérifie avant de lancer lui-même la recherche. Cette proposition peut comporter des erreurs.

• Données transmises à Anthropic : la demande saisie, la date du jour et la liste des filtres disponibles : leur libellé, leur type et, pour les listes de paramétrage (statuts, flags, agences, fournisseurs de leads, types de rendez-vous, départements, listes des champs personnalisés), le libellé de leurs options.
• Données jamais transmises : identité ou identifiants de l’utilisateur, listes de personnes (commerciaux, télépros, confirmateurs, parrains…), filtres de texte libre, filtres déjà posés, fiches, résultats ou nombre de résultats de la recherche. L’intelligence artificielle ne voit aucune fiche : la recherche est exécutée par le logiciel, avec les droits habituels de l’utilisateur.
• Il est demandé de ne saisir aucune donnée personnelle dans la demande. Une demande qui en contient une détectable (adresse email, numéro de téléphone, civilité suivie d’un nom, adresse postale…), ou le nom ou le prénom d’une personne enregistrée dans le logiciel, est refusée : elle n’est pas transmise.
• Conservation : ni la demande ni la proposition ne sont enregistrées ou journalisées par NRGE (GREENTECH HABITAT) : la demande ne transite que le temps de son traitement (quelques secondes, 5 minutes au plus en cas d’incident) avant d’être supprimée, et la proposition est transmise directement au navigateur. Anthropic les traite en qualité de sous-traitant, ne les utilise pas pour entraîner ses modèles et ne les conserve que pour une durée limitée, conformément à ses conditions commerciales.
• Base légale : intérêt légitime de la société NRGE (GREENTECH HABITAT) à assister ses collaborateurs dans l’utilisation de ses outils. L’utilisation de cette fonction est facultative.

Lecture du PLU par IA

Depuis le pôle urbanisme d’un dossier administratif, le personnel peut demander à une intelligence artificielle (modèle Claude, fourni par Anthropic PBC) de relever ce que le plan local d’urbanisme de la commune impose aux panneaux solaires et aux pergolas dans la zone du terrain. Cette lecture peut comporter des erreurs ; la mairie fait foi.

• Données transmises à Anthropic : le type et le nom du document d’urbanisme, le code et l’intitulé de la zone, et des extraits du règlement écrit, document public publié au Géoportail de l’urbanisme.
• Données jamais transmises : l’adresse, les coordonnées et la parcelle du terrain (utilisées uniquement par NRGE (GREENTECH HABITAT) pour interroger le Géoportail de l’urbanisme, service public de l’IGN), l’identité du client, le dossier, l’identité ou les identifiants de l’utilisateur. Une zone de PLU couvre de nombreuses parcelles et ne désigne personne.
• Conservation : la demande ne transite que le temps de son traitement avant d’être supprimée. La lecture obtenue (document et zone du PLU, règles relevées, liens du règlement) est enregistrée avec le dossier administratif, avec sa date et l’utilisateur qui l’a demandée, et supprimée avec le dossier du client ; elle ne contient aucune donnée du client. Les extraits du règlement public sont gardés en cache 30 jours. Anthropic les traite en qualité de sous-traitant, ne les utilise pas pour entraîner ses modèles et ne les conserve que pour une durée limitée, conformément à ses conditions commerciales.
• Base légale : intérêt légitime de la société NRGE (GREENTECH HABITAT) à préparer les demandes d’urbanisme de ses clients. L’utilisation de cette fonction est facultative ; elle ne produit aucune décision automatisée.

Barèmes des subventions par IA

Depuis les paramètres des subventions (MaPrimeRénov’, CEE, Coup de pouce), les administrateurs peuvent demander à une intelligence artificielle (modèle Claude, fourni par Anthropic PBC) de proposer les plafonds de ressources et les primes en vigueur, en cherchant sur des sites publics de l’État (service-public.fr, anah.gouv.fr, france-renov.gouv.fr, ecologie.gouv.fr, economie.gouv.fr, legifrance.gouv.fr, info.gouv.fr) et/ou en lisant un barème collé par l’administrateur. La proposition peut comporter des erreurs : l’administrateur la relit et l’enregistre lui-même.

• Données transmises à Anthropic : l’aide concernée, la date du jour, le paramétrage de la page (plafonds de ressources, nom et type des produits de la grille, zone climatique et montants en vigueur) et le texte saisi par l’administrateur, dont les données personnelles repérables sont masquées. Les recherches web sont faites par Anthropic, à partir de ces seules données, sur les sites listés ci-dessus.
• Données jamais transmises : aucune donnée de client, de bilan, de devis ni d’utilisateur.
• Conservation : la demande ne transite que le temps de son traitement avant d’être supprimée ; rien n’est enregistré tant que l’administrateur ne valide pas les grilles. Anthropic traite ces données en qualité de sous-traitant, ne les utilise pas pour entraîner ses modèles et ne les conserve que pour une durée limitée, conformément à ses conditions commerciales.
• Base légale : intérêt légitime de la société NRGE (GREENTECH HABITAT) à tenir à jour les aides présentées à ses clients. L’utilisation de cette fonction est facultative ; elle ne produit aucune décision automatisée.

Caractéristiques des produits par IA

Depuis la fiche d’un produit pompe à chaleur air/eau, les administrateurs peuvent demander à une intelligence artificielle (modèle Claude, fourni par Anthropic PBC) de chercher en ligne les caractéristiques d’un modèle exigées sur les devis CEE (efficacité saisonnière, classe du régulateur, COP, numéro du modèle, numéro d’agrément). La proposition peut comporter des erreurs : l’administrateur la relit avec ses sources et l’enregistre lui-même.

• Données transmises à Anthropic : le type de produit, le nom et la référence commerciale du modèle et les caractéristiques déjà saisies. Les recherches web sont faites par Anthropic, à partir de ces seules données.
• Données jamais transmises : aucune donnée de client, de bilan, de devis ni d’utilisateur.
• Conservation : la demande ne transite que le temps de son traitement avant d’être supprimée ; rien n’est enregistré tant que l’administrateur n’enregistre pas la référence. Anthropic traite ces données en qualité de sous-traitant, ne les utilise pas pour entraîner ses modèles et ne les conserve que pour une durée limitée, conformément à ses conditions commerciales.
• Base légale : intérêt légitime de la société NRGE (GREENTECH HABITAT) à tenir à jour son catalogue. L’utilisation de cette fonction est facultative ; elle ne produit aucune décision automatisée.

Analyse du tableau de bord par IA

Les responsables qui consultent le tableau de bord d’une équipe, d’une agence ou de l’entreprise peuvent demander à une intelligence artificielle (modèle Claude, fourni par Anthropic PBC) une synthèse de l’onglet affiché. Cette synthèse peut comporter des erreurs.

• Données transmises à Anthropic : le nom du module et de l’onglet, la période affichée et les indicateurs chiffrés agrégés de l’onglet (libellé, valeur, évolution par rapport à la période précédente).
• Données jamais transmises : identité ou identifiants de l’utilisateur, noms de collaborateurs, de clients, d’agences ou de fournisseurs, classements et tableaux nominatifs, montants en euros (seule leur évolution en pourcentage est transmise), fiches et dossiers. L’analyse est refusée sur les données personnelles d’un collaborateur ou lorsqu’un filtre porte sur une personne.
• Conservation : ni la demande ni la synthèse ne sont enregistrées ou journalisées par NRGE (GREENTECH HABITAT) : la demande ne transite que le temps de son traitement (quelques secondes, 5 minutes au plus en cas d’incident) avant d’être supprimée, et la synthèse est transmise directement au navigateur. Anthropic les traite en qualité de sous-traitant, ne les utilise pas pour entraîner ses modèles et ne les conserve que pour une durée limitée, conformément à ses conditions commerciales.
• Base légale : intérêt légitime de la société NRGE (GREENTECH HABITAT) à piloter son activité. L’utilisation de cette fonction est facultative ; elle ne produit aucune décision automatisée et ne porte sur aucune personne.

Conseil de l’IA sur une étude CEE

Dans une étude de certificats d’économies d’énergie (CEE), le conseiller peut demander à une intelligence artificielle (modèle Claude, fourni par Anthropic PBC) une relecture de l’étude enregistrée : lecture du résultat, points à vérifier, changements qui modifieraient l’éligibilité. Ce conseil peut comporter des erreurs ; le calcul du logiciel et la fiche officielle font foi.

• Données transmises à Anthropic : la fiche CEE et sa version, le type de logement (maison ou appartement), la zone climatique (H1, H2 ou H3), l’usage et les émetteurs, la surface chauffée arrondie à 10 m², les caractéristiques techniques du modèle (efficacité, régulateur, capteurs, ballon) et le résultat du calcul.
• Données jamais transmises : nom, coordonnées, adresse, code postal, commune ou département du client, revenus et situation du foyer, identité du conseiller, référence produit et référence fabricant, prix et montant de la prime.
• Conservation : ni la demande ni le conseil ne sont enregistrés ou journalisés par NRGE (GREENTECH HABITAT) : la demande ne transite que le temps de son traitement avant d’être supprimée, et le conseil est transmis directement au navigateur. Anthropic les traite en qualité de sous-traitant, ne les utilise pas pour entraîner ses modèles et ne les conserve que pour une durée limitée, conformément à ses conditions commerciales.
• Base légale : intérêt légitime de la société NRGE (GREENTECH HABITAT) à fiabiliser ses études. L’utilisation de cette fonction est facultative ; elle ne produit aucune décision automatisée.

Signalements de problèmes

Les utilisateurs internes peuvent signaler un dysfonctionnement ou proposer une amélioration du logiciel au moyen d’un formulaire dédié.

• Données traitées : le contenu du signalement (titre, écran concerné, description), son auteur (compte utilisateur et rôle) et l’historique de son traitement (qui a validé, refusé, pris en charge ou résolu, et quand). Il est demandé de n’y saisir aucune donnée personnelle ; adresses email, numéros de téléphone et autres identifiants directs sont de toute façon masqués à l’enregistrement.
• Saisie sans intelligence artificielle : l’assistant peut seulement ouvrir le formulaire ; le signalement est saisi et envoyé directement à NRGE (GREENTECH HABITAT), sans passer par l’assistant.
• Accès : le Super Administrateur, qui voit l’auteur et valide ou refuse chaque signalement, puis les développeurs habilités, qui ne voient que le rôle de l’auteur, jamais son identité.
• Outil d’IA de développement : une fois validé par le Super Administrateur, le contenu du signalement (titre, écran concerné, description, rôle de l’auteur et étapes de son traitement) peut être analysé par l’outil d’aide au développement des développeurs (Claude Code, Anthropic), pour diagnostiquer et corriger le problème. Aucune information sur l’identité de l’auteur ou des personnes ayant traité le signalement ne lui est transmise. Les changements d’étape faits avec cet outil (prise en charge, résolution) ne le sont qu’après validation d’un développeur. Anthropic agit en qualité de sous-traitant, ne les utilise pas pour entraîner ses modèles et ne les conserve que pour une durée limitée, conformément à ses conditions commerciales.
• Notifications par email : le Super Administrateur et les développeurs reçoivent uniquement le numéro du signalement et l’étape concernée. En cas de refus, l’auteur est prévenu par email (numéro, titre de son signalement et motif du refus).
• Sécurité : contenu chiffré dans la base de données, chaque étape est tracée.
• Conservation : suppression automatique un mois après la résolution ou le refus du signalement.
• Base légale : intérêt légitime de la société NRGE (GREENTECH HABITAT) à assurer le bon fonctionnement et l’amélioration de ses outils.

Transferts hors Union européenne

Certaines données peuvent faire l’objet de transferts en dehors de l’Union européenne, notamment dans le cadre de l’utilisation de services fournis par des prestataires internationaux. Ces transferts sont encadrés par des garanties appropriées conformément à la réglementation en vigueur.

C’est notamment le cas des vidéos YouTube intégrées au service, uniquement lorsque vous avez accepté les contenus vidéo : YouTube est fourni par Google LLC, établie aux États-Unis. Ce transfert repose sur la décision d’adéquation de la Commission européenne du 10 juillet 2023 relative au cadre de protection des données UE–États-Unis (Data Privacy Framework), auquel Google LLC a adhéré.

Les emails sont envoyés par Twilio SendGrid depuis son infrastructure située dans l’Union européenne. Sa société mère, Twilio Inc., est établie aux États-Unis : les données ne quittent l’Union européenne qu’exceptionnellement, lorsque ses équipes techniques doivent intervenir pour résoudre un incident ou traiter une demande d’assistance. Ces accès sont encadrés par l’accord de traitement des données conclu avec Twilio.

Quand PVGIS ne répond pas, les estimations de production interrogent NASA POWER (NASA, États-Unis) : seule une position arrondie à une dizaine de kilomètres lui est transmise, sans pente, orientation ni aucune information sur le client ; elle ne permet d’identifier ni le logement ni la personne.

Les questions posées à l’assistant IA, les demandes adressées aux autres fonctions d’IA et les signalements analysés par l’outil d’aide au développement sont traités par Anthropic PBC, établie aux États-Unis. Ce transfert est encadré par l’accord de traitement des données conclu avec Anthropic, qui intègre les clauses contractuelles types de la Commission européenne.

Les tableaux Google Sheets importés sont hébergés par Google, sous la responsabilité de la société ou du fournisseur de contacts qui les partage ; le logiciel se contente de les lire. Les messages WhatsApp ouverts par un utilisateur sont acheminés par Meta Platforms, dont la maison mère est établie aux États-Unis et adhère au cadre de protection des données UE–États-Unis.

Durées de conservation

• Données des utilisateurs internes : durée de la relation professionnelle ; à la suppression du compte, ses données d’identification (nom, prénom, email, téléphone, signature) sont effacées
• Prospects : 3 ans à compter du dernier contact, puis suppression automatique de toutes leurs données et de leurs documents (ou plus tôt, à la demande)
• Clients ayant signé : 10 ans à compter du dernier contact (durée des garanties), puis suppression automatique de toutes leurs données et de leurs documents
• Bilans restés à l’état de brouillon : 3 ans à compter de leur création, puis suppression automatique, avec la fiche du client lorsqu’elle n’avait été créée que pour ce bilan
• Documents signés (devis, contrats, documents signés électroniquement) : à la suppression du client, ils sont archivés avec ses nom, prénom et la date de signature, et conservés pendant la durée des obligations légales (10 ans à compter de la signature), puis suppression automatique
• Demandes d’installation validées ou refusées : suppression automatique au plus tard un mois et une semaine après leur envoi
• Journaux techniques de l’application et journal des actions sensibles : 14 jours
• Envois en échec (emails et messages dont l’envoi a définitivement échoué, avec leurs destinataires et leur contenu) : 30 jours à compter de l’échec, puis suppression automatique
• Fichiers temporaires (imports de clients, exports, documents générés) : supprimés dès leur utilisation, une heure au plus
• Codes et liens envoyés par email : code de double authentification valable 10 minutes, réinitialisation du mot de passe valable 1 heure, accès à l’espace client valable 30 jours
• Conversations avec l’assistant IA : non conservées par la société (question supprimée dès son traitement, 5 minutes au plus ; historique dans le navigateur uniquement, effacé à la fermeture de l’onglet, à la déconnexion ou après 2 heures sans activité)
• Signalements de problèmes : un mois après leur résolution ou leur refus, puis suppression automatique
• Données d’ensoleillement et de production photovoltaïque (PVGIS, NASA POWER) : gardées en cache par position arrondie, sans donnée nominative, 2 ans au plus pour PVGIS (180 jours pour sa production heure par heure) et 30 jours pour NASA POWER
• Preuves du consentement aux cookies : 13 mois, le dernier choix étant conservé tant qu’il est en vigueur

Droits des personnes

Conformément à la réglementation applicable, les personnes concernées disposent des droits suivants :

• Droit d’accès
• Droit de rectification
• Droit à l’effacement
• Droit d’opposition
• Droit à la limitation du traitement
• Droit à la portabilité des données
• Droit de retirer son consentement, lorsque le traitement repose sur celui-ci
• Droit de définir des directives relatives au sort de ses données après son décès
• Droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL (cnil.fr, 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07)

Opposition à la prospection : toute personne peut s’opposer à tout moment, sans frais ni justification, à être contactée à des fins de prospection, en écrivant à l’adresse ci-dessous. Un consommateur qui ne souhaite pas faire l’objet de prospection commerciale par téléphone peut aussi s’inscrire gratuitement sur la liste d’opposition au démarchage téléphonique Bloctel.

Aucune décision produisant des effets juridiques ou affectant de manière significative les personnes n’est prise sur le seul fondement d’un traitement automatisé : les estimations, les aides calculées et les propositions de l’intelligence artificielle sont toujours vérifiées par un collaborateur.

Exercice des droits

Les droits peuvent être exercés à tout moment en adressant une demande à l’adresse suivante : contact@greentech-habitat.fr. Une réponse sera apportée dans un délai d’un mois, qui peut être prolongé de deux mois pour une demande complexe ; un justificatif d’identité peut être demandé en cas de doute raisonnable. Une demande adressée à Sun IA (contact@sun-ia.app) est transmise sans délai à la société NRGE (GREENTECH HABITAT), seule compétente pour y répondre.

Sécurité des données

NRGE (GREENTECH HABITAT) met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir la sécurité, la confidentialité et l’intégrité des données personnelles.

Les données personnelles les plus sensibles (coordonnées, pièces justificatives, situation fiscale, documents) sont chiffrées dans la base de données et sur les disques, avec des clés propres à chaque société. Les accès sont protégés par double authentification et limités selon le rôle de chaque utilisateur ; les actions sensibles sont tracées.

Si la société l’a activé, l’accès au service est refusé depuis certains pays : le pays de l’adresse IP de chaque visite est déterminé sur le serveur, à partir d’une base de données locale, sans transmission de l’adresse à un tiers. Seuls les refus sont inscrits aux journaux techniques (adresse IP, pays, page demandée), conservés 14 jours.

Les données du service sont stockées en France : l’application est hébergée pour le compte de Sun IA par DSTNY France Partenaire dans les centres de données Equinix PA3 (Saint-Denis), Telecocenter (Courbevoie) et Telehouse (Paris), et les sauvegardes par Castle IT (Larçay) ; leurs adresses figurent dans les mentions légales.

Cookies

Le service n’utilise que des cookies et un stockage du navigateur nécessaires à son fonctionnement, sans mesure d’audience ni publicité ; les vidéos tiers ne sont chargées qu’avec votre accord. Leur liste complète et la gestion de vos choix figurent dans la politique de cookies.